背景
我在我的公寓楼担任公寓组长的志愿者。每周一，我负责为我的室友和邻居们组织一次活动（最多20美元）。
最近，我们举办了一次冰淇淋社交活动（认识公寓里的新朋友）。在大家吃完饭开始交际后，我们为后来到的人准备的雪糕就用完了。由于没有规定分量，所以大部分人可能都是分秒必争。
问题
在这种情况下（我的预算和资源有限），我应该如何处理那些迟到的客人，让他们错过那些按时/提前到达的客人所能享受到的东西？我不知道该怎么做，也不知道该怎么告诉他们–毕竟，我希望他们在下次组织活动的时候来。我需要用一种好的方式让他们意识到，他们没有得到任何东西是他们自己的错，如果他们想得到我们所拥有的东西，他们需要在下一次提前到达。
如果我需要更具体，请告诉我。
那 “对不起，我们没有冰激凌了 "呢？
事实是，这些人想吃冰激凌，但是没有。你不能假装有冰激凌。你只能告诉他们真相，向他们道歉，但不接受投诉，因为预算有限不是你的错（也可能不是任何人的错）。
如果附近有一些像样的商店卖冰淇淋，唯一的选择就是想让人自发的收钱，然后有人出去买更多的冰淇淋。
捎带着说说Gnasher的观点，有限的预算确实很糟糕，但这也并不意味着你会被严格限制在预算范围内! “对不起，我们已经用完了 "当然是一个很好的回应方式。你也可以向聚集在一起的群体提及。"嘿，伙计们！在这里快速的宣布一下。我们的冰激凌就要用完了。我已经花光了给我的预算去购买更多的东西，但是有没有人愿意每人投一美元，这样我们就可以去买更多的东西？"。在我举办派对和聚会的经验中，我发现人们一般都愿意多投一块钱来补充派对用品。
如果你希望他们晚点走，这也可以帮助维持派对的进行! 我也发现人们往往在食物/饮料吃完后就离开了，所以要求人们投一元钱可能有助于重新激发社交的活力。
正如其他回答者所说，你可以向食物用完后出现的人道歉。向他们提及，由于资金有限，你没能得到更多的食物。
除此之外，你还可以提前让人们知道食物会用完的可能性。在邀请函中，让人们知道食物会有，但会按照先到先得的原则。这样，如果人们来晚了，没有食物了，就只能怪他们自己了。
你自告奋勇地成为党的组织者。你得拥有这一点。你能让更多的人来参加你的聚会，你的社区就会变得更强大，当他们看到周围的人时，每个人的生活就会更愉快。不要让他们失望。社区是很重要的。所以，如果你有能力的话，你要能搞定所有人。这不就是你做志愿者的原因吗？
现在我不是说自己掏钱。有很多方法可以筹到钱。最简单的办法是放一个小费罐，这比四处打听要省事得多。或者人们可以捐出一品脱自己喜欢的口味（你可以称之为BYOIC）。或者当地的一家冰激凌厂有一些多余的库存，他们会捐出来。最近的一个趋势是众筹（如GoFundMe）。无论你做什么，都要保持清晰简单的想法，如果你摆出一个小费罐，就给它贴上标签，并建议一个金额；如果你要求他们带冰激凌，就告诉他们什么尺寸。很多不参与的人就是不知道该怎么做，所以把它说清楚，就会有更多人通过。
这里有一个网站【号称有131个筹款点子】(https://blog.fundly.com/fundraising-ideas/)。
或者
你可以只坚持预算。这将是在你的权利范围内，你的活动将是，嗯，一个活动。
简单的回应。"对不起，伙计们，我们的食物已经用完了"，如果你不能支付账单来订购食物，你就会说 “也许我们可以一起订一个披萨 ”
最终，如果这是一个有组织的聚会或活动，那么我相信应该有很多人参加，以便推断出要做多少食物或订购多少食物。任何少了的东西都是主办方的拙劣计划。如果是封闭式的活动，那么就必须执行规则。